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富士電機

BIツールに求められるレポート機能とは?
自社業務にあったBI選びの勘所

BIツールの役割が変化し、幅広い業務で使われるように

多くの企業が導入しているBI(ビジネスインテリジェンス)ツールですが、その注目度は変わらず高く、新たに導入を検討する企業も多く見られます。BIツールとは、ビジネスの意思決定・判断をサポートするための、データ分析・加工・レポートツールを指します。
BIの概念自体は古く、1958年にIBM研究所に所属するエンジニアが提唱したことに始まります。BIツールが登場した当初は、分析対象のデータは限られていた上、分析に用いるサーバなどのインフラの性能も現在と比べると低かったことから、ある程度サマライズしたデータを分析し、ダッシュボードなどにわかりやすく表示することで精一杯でした。そのため、当時は経営層が社内全体の状況を把握し、経営判断に活かすための利用が中心となっていました。
しかし、その後、インフラ基盤の進化もあり、取り扱えるデータ量が飛躍的に増加。これにより、BIツールでもサマライズしたデータだけではなく、伝票の明細データレベルで確認することが可能になり、BIツールに対するニーズが急拡大しました。経営判断だけではなく、幅広い業務の支援ツールとしての活用が広がっているのです。特に昨今では、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進の流れから、データに基づいた客観的な判断が重要視されています。社員が自由にデータを扱えるBIツールは、DXが求める価値基準にもマッチしていると言えるでしょう。

日常業務で中心となる「レポート出力」……どのような機能が必要か?

では、社員の日常的な業務支援含めて、社内で幅広く利用するには、どういったBIツールが適しているのでしょうか。BIツールの機能としては、ダッシュボード・データ分析・レポート出力が挙げられますが、日常業務で中心となるのはレポート出力です。レポート出力では大きく、定型レポートと非定型レポートに分けられます。それぞれどのような機能が求められるのか、詳しく見ていきましょう。

定型レポートでも「柔軟さ」が重要な理由

定型レポートとは、定期的に数字をチェックするために出力するレポートで、毎月の営業の売上実績や、商品・店舗ごとの販売数といった、必要な数字を決められたレイアウトにまとめたレポートなどが該当します。このほか、取引先への発注書などの業務帳票類も定型レポートに含まれます。レポート機能では、あらかじめ定めたテンプレートに沿って必要な情報を出力することが基本的な要件になりますが、ここで重要なのが、「柔軟に変更できること」です。「定型」と「柔軟さ」は、矛盾するように思えますが、レポートのテンプレートが決まっていたとしても、「今月は、この数字も確認したい」など取得するデータが追加・変更されることは珍しくありません。こういったテンプレートの変更へ容易に対応できることは、重要なポイントになります。BIツールでは、あらかじめ取得するデータやテンプレートを設計・実装しているため、項目追加には、システム改修が必要になるものも多くあります。日常業務で幅広く利用するのであれば、現場の担当者自身でレポートに必要な項目などを調整できる、レポートのレイアウトを柔軟に変更できるBIツールをお勧めします。

非定型レポートを「手間をかけずに出力できること」もポイント

非定型レポートとは、突発的に発生するデータのニーズに対応するためのレポートです。「マーケティング施策を実施したタイミングで、特定製品の在庫の変動を明細レベルで知りたい」といったケースなどが挙げられ、その都度、必要なデータが異なります。
ダッシュボードや分析に強いBIツールでは、あらかじめ作り込んだデータベースの項目データを取得・表示することを得意とする一方、こういった“単発”でのデータ取得、ニーズへの対応は、不得意とされます。こちらについても手間をかけることなく、そのとき必要なデータを、簡単に取得できるかどうかをチェックするとよいでしょう。

定型も、非定型も、自由なレポート出力を実現する「軽技Web」

BIツールは数多くの製品が提供されており、その特長も様々です。経営判断などに利用するダッシュボードが必要なのか、日常的な業務を支援する充実したレポート機能が必要なのか、まずは、自社内のニーズを見極めることが大切です。
定型・非定型を問わず、レポート出力に求められる機能を満たしているのが、富士電機が提供する「軽技Web」です。レポート機能は、その“柔軟さ”が特長で、必要なデータを自由に取得し、Excelレポートとしてワンクリックで出力できます。あらかじめ決まったテンプレートを保存し、それにあわせて自動で出力することも可能。もちろん、テンプレートは、現場の担当者自身で簡単に変更できます。また、様々なシステムのデータベースを自由に検索し、必要なときに、必要なデータを取得できるため、非定型レポートの出力も容易にできます。そして、幅広い業務の効率化を進めるためのBIツールとして有効です。

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