脱Accessとは？今、進めるべき理由と進め方を解説

脱Accessとは

「脱Access」とは、マイクロソフト社が提供するデータベースソフトウェア「Microsoft Access（以下、Access）」からほかのツールに乗り換えることを指します。AccessはOffice 365/Microsoft 365などにも含まれることから、コストを抑えて比較的手軽に使えると様々な現場で活用されてきました。「システムに溜まったデータを、便利な形で取り出したい」「データを加工したい」「レポートや帳票として出力したい」など細かなニーズにも対応しやすい一方、属人化などの問題も大きく、脱Accessを進める企業が増えています。

脱Accessを進めるべき理由

Access活用が特に問題となるのが、DXです。DX推進ではデータをいかに活用するかがキーとなります。ここでは、だれでも簡単にデータを活用し、業務改善などにつなげられること、つまりデジタル化により個人の専門性への依存から脱却し、標準化することが重要です。
しかし、Accessは現場のニーズに合わせて、担当者個人でAccessについて学習し、その都度、対応してきた、というケースも少なくありません。これでは「実際に現場で使われているデータを全社で把握できない」「使っているデータを全社で共有しづらい」「Accessの変更などが必要になると、特定の担当者に頼むしかない」といった状況に陥りやすく、全社でのデータ活用の足かせとなりかねないのです。
ほかにも、下記のように様々な問題があり、これらを解消できるツールへの移行が求められています。

セキュリティリスクの高さ

Accessではデータへのアクセス履歴などのログを取得できません。「だれが、いつ、どのデータにアクセスしたのか」を把握できないのは企業のガバナンスとして問題となります。また、Accessで業務システムのデータを利用するには、DBへの接続情報を設定する必要がありますが、この点もセキュリティの観点から避けたいところです。

属人化（専門知識が必要）

Accessを利用するには、DBやSQLなどの専門知識が求められるため、属人化が懸念されます。特定の担当者しか利用できないのでは、状況に応じて必要なデータを取得・分析する「柔軟なデータ活用」は難しくなります。

バージョンアップへの対応が煩雑

新たなバージョンがリリースされるたびに、動作確認が必要になり、手間がかかります。

容量制限、デバイス制限　など

Accessのデータベースは2GBの容量制限があり、それを超えるデータは扱うことができません。企業が扱うデータ量が増え続けるなか、この制限がネックになるケースも増えるでしょう。
また、Accessはスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスからは利用できず、外出先からデータを確認したいというニーズには対応できません。

脱Accessを進めるためのステップ

脱Accessと言っても、一般的なツール移行のプロセスと大きく変わりません。課題を洗い出し、目的を明確にするところに始まり、移行計画の策定、ツール選定、その後は設計、移行、動作確認を経て稼働、という流れです。

この一連のステップを進めるにあたって、特に重要なのが「合意形成」です。Accessは現場業務に深く関わるケースが多いだけに、ツール移行に対する抵抗感が強いケースも少なくありません。
しかし、現状に課題がまったくないことはないはずですから、課題の洗い出しから現場担当者にも参加してもらうことをおすすめします。「どんな課題が解消でき、どう便利になるのか」などの目的まで共有することで、その後の流れを進めやすくなるでしょう。
また、ツール選定についても、情報システム部門が主導して選定した結果、「必要な機能がない」「やりたいことができない」などから、現場での利用が定着しないケースも珍しくありません。AccessではサブクエリやUNION、各種関数を利用して細かなデータ加工などをおこなっているケースも多く、どの機能をどのように利用しているのかを確認しながら進めることが重要です。さらに、ツール移行後に業務フローが大きく変わり手間がかかるようになってしまった、というのも避けたいところ。選定ツールに対する操作感の確認を現場との協力のもとで進め、現行の業務フローを踏襲できるか、さらなる業務効率化が見込めるのかを判断したいところです。
合意形成というと、「ツール移行に反対する人をどう説得するか」といった印象もあり、身構えてしまいがちですが、今ある課題を解消し、より使いやすい環境を整えることを目的に各プロセスできちんとコミュニケーションをとることで、スムーズに進められるはずです。

脱Accessを実現する おすすめの代替ツール「軽技Web」

Accessからの移行先となるツールは、セキュリティやガバナンスを担保する機能や使いやすさ、モバイル対応など様々な要件をクリアすることが求められます。また、前段でも触れたとおり「これまでAccessでおこなっていた業務に対応できるか」も重要なポイントです。Accessは自由度の高さも特長であり、これまでと同等の機能を担保しながら、だれでも使いやすいツール、となると選択肢が限られます。
このハードルをクリアするツールとしておすすめしたいのが「軽技Web」です。複数のデータベースやDWHからデータを自由に検索・取得できるツールで、セキュアに統制のとれた状態でデータ活用が可能になります。わかりやすいUIで専門知識がなくても簡単に使えることから、担当者自身で必要なときに、必要なデータにアクセスできるほか、複雑な検索やデータ加工も可能で、細かな機能要件にも対応できることが特長です。
DXは企業にとって避けられないテーマとなっています。DXの一環としてデータ活用を進めるためにも、脱Accessは必然の流れと言えるでしょう。