BIツール・帳票作成・データベース(DB)検索ソフト/軽技Web

富士電機

Introduction example

リコージャパン株式会社

レガシーシステムからの脱却によるデータ活用のデジタル化を実現。全社的な業務改革を推進。

リコージャパンではグループウェアで構築した検索システムを利用していましたが、社内においてDX推進が課題となる中で、コミュニケーション基盤刷新プロジェクトが始動。新たな検索システムに「軽技Web」を採用し、旧システムからの移行に成功しました。
また、現情報共有基盤代替利用以外にも用途が拡大、全社的なデータ活用が加速しました。ビジネス動向を瞬時に把握できるデータ活用基盤の構築に成功し、スピーディーな判断を求められる経営層からも高評価を得ています。

背景と課題

「コミュニケーション基盤刷新」プロジェクトの始動と、「軽技Web」による検索システムのリプレイス

業務サイロ化からの脱却と働き方改革推進が課題に

リコージャパンでは、1996年頃から情報共有のためグループウェアを導入し、さまざまな業務アプリケーションを各部門で独自に構築してきました。20年以上にわたりグループ全体が統一したグループウェアを使ってきた結果、支社や部門などの各組織が独自に最適化した業務フローやシステムを構築する事象、いわゆる「業務システムのサイロ化」が発生していました。システムのサイロ化は運用・保守の属人化を生み、有識者が退職するとシステムがブラックボックス化してしまいます。このような課題を抱えるサイロ化されたシステムを含む総数は、約1万3,000存在していました。
利用しているグループウェアが抱える課題は他にもあります。リコージャパンでは働き方改革を推進していますが、承認など出社を強要する業務が存在する限り、場所を問わずに仕事が出来る環境を提供することができません。働き方改革を推進するためにも新たな情報共有システムの検討は急務でした。
これらの課題を解消するために、2018年から「コミュニケーション基盤刷新」を合言葉に大規模なシステム更改プロジェクトがスタートしました。グループウェアで構築された約1万3,000のシステムの中には各種業務システムだけでなく、データ検索システムも幾つか存在しました。そのリプレイスを行うツールとして「軽技Web」を導入したのです。

服部 博一 氏服部 博一 氏
経営企画本部
構造改革推進センター
IT活用推進室 副室長

迅速なデータ検索を可能にするツールを厳選
複数候補から「軽技Web」導入を決定

グループウェアで構築した検索システムのリプレイスを進めるにあたり、複数候補のツールを評価し、最終的に「軽技Web」を採用しました。「軽技Web」の評価ポイントは、百万件を超えるデータベース(RDB)のデータでもスピーディーに検索結果が得られ、簡単にダウンロードでき、特別なスキルがない利用者でもストレスなく扱えること。また、情報システム側としては、簡単にレポートを作ってメニュー提供、条件設定が容易にでき、オンプレミス開発したシステムやAWSなどが混在した環境で活用できることでした。また、セキュリティ対策や運用コストの低さもメリットでした。短期間でリプレイスできる移行性の高さも決め手となり、「軽技Web」の導入を決めました。
このような中で起きたのが、新型コロナウイルスの感染拡大でした。客先へ直接訪問する対面での営業スタイルはWebを活用したリモートでの顧客対応となり、顧客への営業活動の在り方そのものが激変したのです。例えばデータを積極的に活用した顧客開拓のプロジェクト「提案活動可視化」は、このような環境変化に対応するための取組みです。例えばお客様への提案活動状況などの情報を即時的に共有し、次のアクションにつなげるなど、これまで以上にデータの活用が重要になってきます。そこで問題になったのが顧客情報の伝達・共有の遅延でした。顧客にアプローチした情報の共有に約1週間を要すなど、大きなタイムラグが生じていたのです。マネジメント層からは、「迅速に現場のデータを吸い上げ戦略的な判断をフィードバックすべきではないか」「顧客に対して即時対応できる仕組みが必要だ」との意見が出ていました。
これらの課題を解決するシステムの構築には通常数か月を要しますが、そこに「軽技Web」を適用したのです。それにより、わずか1か月でリアルタイムに近い形でのデータ参照を実現し、社内におけるデータ活用は急速に進みました。

解決と効果

スピーディーなデータ活用により効率的な業務改革を実現

早期移行を可能にした機能「SQLダイレクト」

グループウェアから軽技Webへ移行する対象レポートはトータルで180コンテンツ、従来であれば相応の移行期間を要する作業です。しかし、実際には「軽技Web」へのリプレイスは極めてスムーズで、約1か月という短期間で移行を完了しました。レポートの移行で特に便利だったのが、SQLを直接書いて実行する「SQLダイレクト実行」機能です。日次の業務で必要なレポートは早急な移行が必要でしたが、グループウェアから取得したSQLを貼り付けるだけでレポートの移行が実現できたのです。これにより、日常の業務を止めることなく圧倒的な速度で作業を進めることができました。
他社製のBIツールは、ノーコードもしくはSQLのみにしか対応していませんが、「軽技Web」は両方の機能を兼ね備えていました。複雑なレポートでも「軽技Web」の機能を駆使して対応できたため、リプレイス作業をより効率的に行うことができました。操作は簡単なのでIT関連の高度な専門知識がなくても使えるため、専門家以外の社内スタッフの手を借りることができましたし、早急な作業が必要な場面ではSQLによって一気に構築を進めるなど、臨機応変な対応ができました。「軽技Web」の移行性の高さは短期間での移行を目指していたプロジェクトを成功に導いたと言えます。

1メニュー1人月かかる業務が「軽技Web」なら数日で完了

現在、リコージャパンのほぼ全社員が「軽技Web」のユーザです。グループウェア環境では支社ごとに集計していた顧客情報が全社分一括で扱えるようになり、大きな業務効率化が図れています。以前は、データ抽出作業から検索結果のダウンロードまで、依頼を受けた情報システム部門の担当者が何日もかけてアナログ的に行っていましたが、「軽技Web」の導入により大幅にスピードアップしています。利用者は自分がほしいタイミングでデータを取得でき、データ提供側は一度設定すればデータ提供を自動化できるので、双方の業務負荷軽減に貢献しています。
新規のアプリケーション開発においても定量的な成果を出しています。通常、業務システムに検索機能を搭載しようとした場合1レポートあたり1人月程度はかかるのですが、「軽技Web」ならわずか1~2人日でレポートを実装することが可能です。
「軽技Web」の効果は、コスト面だけにとどまりません。お客様の購入情報など営業活動の進捗状況がリアルタイムで見られるため、経営層が部下にデータ集計やレポート作成を依頼するシーンは減りました。Excelのテンプレート出力機能を使えば、データのダウンロード、加工などの作業が「軽技Web」で作成できるので、従来の手作業が大幅に削減できています。経営判断に必要な顧客情報がほぼリアルタイムで把握でき、次へのアクションやセールス施策を即座に打ち出せるようになり、課題となっていた「提案活動可視化」にも大きく貢献しています。

大塚 恵 氏大塚 恵 氏
経営企画本部
構造改革推進センター
IT活用推進室

今後の展望

データ活用のスピード化により、業務効率化、業務改善を実現

自社のデジタル化推進から得た知見を活用し
社会のデジタル改革を働くことの“歓び”に変えていく

私たちリコージャパンは、2036年に創業100周年を迎える株式会社リコーが掲げるビジョン「“はたらく”に歓びを」のもと、働く人の創造力を支えるデジタルサービスカンパニーとして生まれ変わることを宣言しました。いまはその実現に向けて、DX変革のスピードを上げていく時期です。「軽技Web」によって得られた情報の流れのスピード化は、社内のデータ活用のみならず、顧客の業務の効率化や生産性向上といった新たな価値を生み出すソリューション提案につながるポテンシャルがあると考えます。スピード感のある業務変革が、目に見える成果として結実するように、今後も「軽技Web」を有効に活用していきます。

社名 リコージャパン株式会社
リコージャパン株式会社
所在地 東京都港区芝3-8-2 芝公園ファーストビル
設立 1959年5月2日
資本金 25億円
事業内容

複合機(MFP)やプリンターなどの画像機器や消耗品およびICT関連商品の販売と関連ソリューションの提供。サポート&サービス(画像機器やICT関連商品の保守、ネットワーク構築・保守、ICT運用業務代行)。システムインテグレーションおよびソフトウェア設計・開発。

従業員数 18,887名(2021年4月1日現在)
会社URL https://www.ricoh.co.jp

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