Accessはもう時代遅れ？
Accessが適しているケースや代替となるツールを紹介

なぜAccessは「時代遅れ」と言われるのか？

Microsoft Access（以下、Access）は、マイクロソフト社が提供するデータベースソフトウェアであり、Officeアプリケーションの1つとして、Office 365/Microsoft 365などでも利用できます。長年にわたって業務で活用されてきましたが、近年「Accessは時代遅れなのでは」という声も聞かれます。その背景にあるのが下記のような問題です。

専門知識が必要

Accessは、大規模なデータベースと比較して、簡単にデータを管理できることが特長ではありますが、利用するには専門知識が必要です。

バージョンアップへの対応が煩雑

Accessは数年ごとに新しいバージョンがリリースされます。バージョンアップをおこなう際は、これまで利用していたものをそのまま利用できるか、エラーが発生しないかなどの確認・動作検証が必要です。

Excelの高機能化

扱えるデータ量の上限が引き上げられるなど、Excelが高機能化したことから、AccessではなくExcelで十分対応できる、というケースも。

クラウドサービスの進化

クラウドサービスの普及とともに、データ管理のアプリケーションなどを作成できるSaaSなどが登場。端末にソフトウェアをインストールする必要がなく導入ハードルが低いので、Accessの代替システムとして活用が広がっています。

Accessが適しているケース・適さないケース

敷居の高さなどから、Excelほどは普及してこなかったAccessではありますが、基幹システムで対応できない領域を補完するサブシステムとして利用するなど、業務を支えるツールとして活用されてきました。用途としては大きく「簡易的な業務アプリケーションとして利用」「業務・基幹システムのデータベースや、DWHに直接アクセスし、必要なデータを抽出するフロントツールとして利用」の2つが挙げられます。
このうち、今後もAccessの利用が適しているのは「簡易的な業務アプリケーションとして利用」するケースです。Officeアプリケーションの1つとしてコストを抑えて利用でき、小規模のチームでシンプルなアプリケーションを作成する場合などにはメリットも大きいと言えるでしょう。
一方、「データベース・DWHのフロントツール」としての利用は様々なリスクもあり、Accessを使い続けるのは避けたいところです。

Accessが抱える問題点

Accessを「データベース・DWHのフロントツール」として利用する際には、下記のような問題があります。

セキュリティ上のリスクが大きい

データベース・DWHに接続するには、Access側で接続情報を保持する必要があります。つまり、Accessを利用するユーザ部門の一般社員に、機密情報を保持するデータベースに接続するためのIDやパスワード情報を開示することに。これは、セキュリティ対策の観点からはNGですが、長年の慣習から許容してしまっているケースも多いはず。また、Accessでは「だれが、どのデータを取得したか」といったログを取得することができません。万が一情報漏えいが発生した際に、原因をトレースできない状況には問題があり、セキュリティ強化・情報漏えい対策の抜け穴となりかねません。

自由度が高すぎる

AccessはSQLにより自由にデータベース・DWHに対して処理を実行しますが、単にデータを検索するだけではなく、テーブルの作成や消去なども可能です。この自由度の高さはメリットでもありますが、「誤ってデータベースを壊してしまう」などのリスクがあります。

属人化しやすい

AccessはSQLなどデータベースに関する知識のほか、Accessに特化した知識・スキルも必要で、属人化しやすいことがネックになります。データベースから取得したデータに対し、なんらかの加工をおこない、さらに別のAccessに引き継いで別の処理に活用する、など複雑な処理を実現できます。しかし、「担当者の異動・退職などで、詳細がわからないAccessを利用し続けている」ということもあり、業務継続上の課題となります。

データ活用が叫ばれる昨今、基幹システムや業務システムに蓄積したデータをどう活用するかは、企業にとって大きな課題となっています。各システムに、データを検索する機能を搭載するとしても限界があり、システムを横断したデータ検索ができないことも。その際、直接データベースやDWHにアクセスできるAccessは便利なツールでしたが、上記のような問題は見逃すことができません。
さらに、Accessでは、スキル・知識がある人しか使えないもの。全社でデータ活用を進めることを考えると、代替となる手段を検討したいところです。

Accessの代替ツールとしてお勧めしたい「軽技Web」

軽技Webは、複数のデータベースやDWHにアクセスし、データを自由に検索・取得できるツールです。データを利用する担当者にDBの接続情報を開示する必要がなく、セキュリティを担保しながら、データを取得できます。また、ノーコードで利用できるため、専門知識がなくても使えることがポイント。社員それぞれが必要なデータにアクセスできるようになり、全社でのデータ活用の推進につながります。
一方で、ユニオン・サブクエリ機能やSQL文の直接実行機能など専門性の高い機能も標準実装。専門知識があり、複雑な条件でデータを検索したいというニーズにも対応できます。レポート・帳票の作成も、Excelでテンプレートを作成して、取得したデータを自動で反映することで簡単に自動化。「どんなデータを取得し」「何をしているか」がわかりやすく、業務がブラックボックスになりません。
身近なデータベースソフトウェアとして様々な用途に使われてきたAccessですが、使い方によってはリスクが大きく、代替ツールへの移行などの対策は急務と言えるでしょう。