帳票作成の基本と、ベストプラクティスを考える。
「Excelで作ればいい」は本当か？

帳票作成とは

「意外と手間がかかる」「同じ帳票を何度も作成する必要がある」「フォーマット変更などに対応するのが大変」など、業務効率化において様々な課題がある「帳票作成」。基本的には、決められたフォーマットに、必要なデータを入力して、帳票を作成します。
帳票とは厳密には、経営において必要な関係書類を示す言葉であり、主に経理関係で求められる帳簿や伝票などを指します。ですが、実際の業務では、これに限らず、営業の報告で利用する「売上日報」や、在庫状況をまとめた「在庫履歴」など様々なレポート・報告書が作成されています。これらを業務システムに“帳票”として実装しているケースも多く、帳票作成の効率化では、ここまで含めて検討する必要があると言えるでしょう。

帳票の種類

改めて、帳票の種類について整理すると、まず「狭義の帳票」では下記の3種類を指します。

帳簿

企業が事業をおこなう上で発生する、お金の流れなどを記録するもの。仕訳帳・総勘定元帳など。

伝票

取引内容を記録しておく書類。入金伝票、出金伝票、売上伝票など。

証憑

取引内容などについて、証拠となる書類。領収書、請求書、納品書など。

上でも述べたとおり、このほかにも帳票として考えるものは多くあります。

レポート・報告書

業務・施策などの結果をまとめた報告書、レポート。営業日報、月間売上レポートなど。

管理表・明細

特定の事柄に関して、管理を円滑にするために情報をまとめたものや、情報の内訳を細かく記載した資料。在庫管理表、取引明細など。

帳票の保存期間・保存方法

経理に関係する帳票には、法律で保存期間が定められており、上に挙げた帳簿・伝票・証憑は原則として7年間の保存が義務付けられています（一部は、5年間または10年間の保存）。
以前は、紙での保存が義務付けられていましたが、これだけの長期間にわたって紙で保存するのはあまりに負担が大きいことや、ペーパーレス化が進んだことなどを背景に、電子帳簿保存法により電子データでの保存が認められました。検索性の担保など、電子帳簿保存法で定められた要件に対応すれば、電子データで保存することが可能です。
これらの法律の対象外となる帳票に関しては、特に決められた保存期間はありません。どの程度の期間遡れるようにすればよいのか、ファイル容量などの観点からどれくらい保存できるのかなど、業務・事情にあわせて企業ごとに判断することになります。

帳票作成ツールとしての「Excel」のメリットとデメリット

帳票を作成する際、多く用いられているのがExcelです。あらかじめフォーマットなどを作成し、必要な情報・データを入力する、というのが基本的な使い方になります。
Excelのメリットは、なんといっても使える人が多いこと。また、自由度が高く、様々なフォーマットを柔軟に作成できるほか、グラフなどの表現も可能です。さらに、Excelはデータ参照などの機能もあり、データをまとめたシートを参照して、自動で必要な情報が入力されるように作り込むこともできます。
一方、Excelのデメリットとしては、「データの確認・取得に手間がかかる」ことが挙げられます。基本的に帳票に入力する情報は、業務システムなどから取得することになります。しかし、「売上データ・在庫データ・顧客データなど複数のシステムでそれぞれデータを確認して組み合わせなければならない」「情報システム部門に依頼しなければ、必要なデータがそろわない」といったケースも。まず、データをそろえるだけで時間・手間がかかると、大きな負担となっています。

Excel以外の帳票作成方法

Excel以外でまず候補に挙がるのが、業務システムに帳票を実装する方法です。実際、大量の帳票を業務システムに実装している企業も少なくないでしょう。
しかし、この場合、帳票に項目を1つ追加するだけでも、要件定義からおこない、設計・開発・テストと、かなりの時間とコストがかかることになります。そのため、「フォーマットが確定しており、当面変更はない」と決まっている帳票に関しては有効ですが、レポートや報告書など、状況によって必要な項目が変わっていくものには適しません。
そこで、もう1つの方法としてお勧めしたいのが、BIツールです。つまり、「データをまとめて、可視化する」というBIツールの特性を活かし、帳票作成に活用する、ということ。ただし、BIツールにも様々な種類があり、一般的に多く見かけるダッシュボードを中心としたBIツールは、事前に定めたデータを追跡することを主目的とするため、「その都度、必要なデータを様々なシステムから収集して、レポートとしてまとめる」「帳票に項目を追加する」などには簡単に対応できず、帳票作成には適しません。帳票作成という観点では、ユーザがデータに自由にアクセスでき、必要なデータを必要なタイミングで取得できることを中心に、エンドユーザコンピューティングの考え方を軸としたBIツールを選ぶとよいでしょう。

帳票作成に適したBIツール「軽技Web」

「軽技Web」はノーコードで利用でき、必要なデータを自由に取得できることが特長。請求書や納品書といった証憑や、各種伝票からレポート・報告書など、様々な帳票を作成できます。帳票に必要なデータを簡単にそろえられることに加え、あらかじめExcelのテンプレートを設定することで、取得したデータを反映し、自動で帳票を作成。1クリックで、最新のデータが反映された帳票を出力できるようになります。Excelテンプレートの設定も簡単で、これまでExcelで作成してきたファイルをそのまま利用でき、項目追加などもExcelを変更して「どのデータを入れるのか」を指定するだけ。出力した帳票を関係者に自動で配布（メール送信）することも可能です。さらに、帳票作成ツール「風神レポート」との連携により、バーコードの出力などより高度な帳票の作成にも対応します。
「Excelを使えばいい」と思われがちな帳票作成ですが、Excelでフォーマットやレイアウトを作るのは簡単でも、業務システムでデータを確認・取得し、入力して出力、関係者に展開……まで含めると、決して“簡単”とはいきません。全体の流れを含めて、どう効率化できるか、なにがベストかを検討するべきと言えるでしょう。