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【BIツールの使い方・超入門】なにができる?どう便利になる?イメージ

【BIツールの使い方・超入門】
なにができる?どう便利になる?

業務効率化を、BIツールでどう実現できるのか?

企業が抱える課題としてよく聞かれる「業務効率化」。ルーチン作業を効率化・自動化し、分析や洞察など、より本質的な業務に多く時間を割くことは、競争力を強化するためにも重要なファクターと言えます。その解決策の候補として挙がるのが、BIツールです。これまで手作業でおこなってきたデータの集計や分析に、BIツールを活用することで効率化できるのでは……と期待される一方、「導入したものの、使いこなせず、業務改善が図れていない」というケースも多いもの。実際、BIツールでは「どういったことを実現でき、どのような課題を解決できるのか」その使い方を整理して解説します。

営業、在庫管理などBIツールの活用シーン

BIツールは、「大量のデータを活用し、意思決定をサポートする」ことを目的としているので、下記のような活用シーンが挙げられます。

●営業
売上や達成率などをダッシュボードにまとめ、部門や担当者、顧客、製品ごとの状況をドリルダウンで確認することができます。現状を的確に把握することで、目標達成に向けた施策・活動が可能になります。
●在庫管理
販売数や売上だけでなく、在庫管理にもBIツールは有効です。製品ごとの在庫回転率や粗利率などをあわせて可視化することで、注力すべき製品の選定など今後の販売戦略に活かせます。
●人事
働き方改革関連法の施行もあり、残業時間や有給休暇の取得状況などの、より細かな管理が求められるように。これらもBIツールを活用して可視化することで、月末に集計してはじめて残業時間を把握するのではなく、残業が増えている社員をタイムリーに把握し、早めにフォローアップできるようになります。

ほかにも、工場などの製造現場や、マーケティングなど様々な業務で活用できます。

BIツール導入で解決できる課題

では、さらに一歩踏み込んで、具体的に実際の業務のどんな課題を、BIツールで解決できるのでしょうか。よく聞かれる3つの課題について紹介します。

<課題1>トラブルの発生や現状を、タイムリーに把握できない
営業の達成率や残業時間などは、月末に締めてからしか把握できない……というケースは多く聞かれます。そこで、BIツールのダッシュボード機能を活用すれば、リアルタイムのデータを集計し、グラフ化。状況をタイムリーに把握し、対策することが可能になります。
<課題2>Excel業務にかなりの手間がかかっている
データの回収や集計などをExcelで行う企業は多く、その作業にかなりの手間・時間がかかっていることは大きな課題と言えます。これらは「同じ作業を繰り返す」ルーチン的な内容が多いため、複数のデータを組み合わせて集計・加工する機能を搭載するBIツールを利用することで、業務を自動化できます。
<課題3>フォーマットにあわせて、毎回レポートを作成するのが大変
営業報告や、企画提案などでは、レポート作成業務の負荷が高いため、工数を削減したいが……といったケースでもBIツールは有効です。この業務で特に手間がかかるのは、「異なるシステムから必要なデータを揃える」こと。BIツールのなかには、社内に存在する複数のデータベースからデータの収集・集計に強みを持つ製品もあり、それらを利用することで、レポート作成業務を効率化できます。
BIツール導入で解決できる課題イメージ

業務効率化には、社員が自分の業務にあわせて使える柔軟さが大切

ここでは、3つの課題を取り上げましたが、「自社の課題はどれにあたるのか」、「BIツールでどう解決できるのか」を明確にすることが重要です。業務効率化という観点では、Excel業務の自動化やレポート作成が短期間で大きな効果につながるものですが、ここでは「現場社員が、簡単に自分の業務にあわせて使えること」が重要です。定型的なものであっても、業務は変化していくもの。変更のたびにイチイチ時間や工数がかかるのでは、使われなくなってしまいます。そこで、おすすめなのが、シンプルで誰でも簡単に使えることをコンセプトとしたBIツール「軽技Web」。複数のデータベースから自由にデータを収集・検索することが可能で、データの集計やレポート作成の自動化を簡単に実現でき、業務効率化をサポートします。
BIツールは幅広いシーンで活用できることもあり、事前に、「自社のどんな課題を解決したいのか」、「どのように使いたいのか」を明確にイメージしてから、マッチするツールを選ぶとよいでしょう。

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