BIツールは、なぜ使いこなせないのか？
失敗の原因と解決策を考える

使われていない。期待した効果が得られない。……BIツール導入の失敗事例

「データ経営」や「データドリブン」といった言葉を聞く機会が増え、「どのように自社内のデータを実ビジネスに活用するか」が企業にとって大きな課題となっています。データ活用のためにBIツールの導入を検討する企業が増える一方、導入に失敗したケースも多く聞かれます。データ活用の方法として大きな期待を集めながらも、BIツールは「社内で使われなくなってしまうのでは」「使い方が難しそう」といったイメージも強くあります。
実際の失敗事例としては、下記のようなケースが多いようです。

• BIツールを導入したが、現場の業務やニーズにあわず、ほとんど使われていない
• 現場部門と情報システム部門での認識合わせに時間がかかり、導入が進まない
• 高度な分析に対応したツールを導入したのに、結局、Excelでできる程度のことしかしていない

なかでも特に目立つのが、全社一斉導入における失敗事例です。全社導入ではコストも高額になる上、具体的な用途や目的を絞るのが難しく、導入の難易度が上がるもの。高額な投資をして導入したのに、「使われない・使いこなせない」といった事態に陥りやすいのです。

トップダウンでBI導入を進める際の落とし穴

経営のあるべき姿を目指し、全社でのBI導入をトップダウンで進めるケースは多くありますが、ここには大きな落とし穴があります。トップの指示のもと、特定の部署がツールを検討して導入する流れが一般的ですが、関連部署をしっかり巻き込んで、それぞれの業務を担保しながら進めなければ失敗に終わる可能性が高くなります。そもそも、目的やミッション、導入の意図がきちんと各部門に理解されていなければ、ツール活用にはつながりません。また、必要なダッシュボードや分析データは、部門ごとに異なるのが当然です。これらを無理に標準化・共通化して導入を推し進めてしまうと、「どの部門でも使えない、業務にマッチしない」ものになってしまうのです。

ボトムアップでBI導入を進める際の落とし穴

一方、ボトムアップでBI導入を進めれば大丈夫か……というと、そうではありません。BIツールの導入を特定の部門からスモールスタートするために、該当部門への「部分最適」を最大化した結果、その部門でしか使えないツールになってしまいます。最初に導入する部門の業務に最適化したツールやダッシュボードが、他部門の業務にマッチするとは限りません。これでは、そのまま横展開することは難しく、思ったように全社展開が進まないケースも多く聞かれます。

全社導入では、「最小公約数」を目指すことが第一歩

BIツール導入時のポイントとして、「用途や目的を明確にし、事前に要件を固めること」と言われますが、全社の要件をまとめることは難しく、特定業務の部分最適化を目指すことになりがちです。そして、全社で同じデータを同じように分析することはありませんから、まずは、BIツールの用途として全社の「最小公約数」を目指すことをお勧めします。つまり、データ活用にあたって、どの業務でも必要になる最小限の機能で、「社員がアクションする上で基準にでき、なおかつ信頼に値するデータを自由に取得できること」と考えられます。このために必要なデータ活用基盤を整えた上で、部門ごとのニーズ・業務にあわせたダッシュボードを導入し、データを可視化します。さらには、セルフサービスBIなどを利用して、一歩踏み込んだ分析をおこなう……などと段階を進めることで、失敗のリスクを大きく軽減できるでしょう。

現場社員がデータを自由に、取得・活用できる環境を実現するには

業務で必要となるダッシュボードの形は、様々です。決まったデータの推移を把握し、異常を検知する業務もあれば、その都度、異なるデータを組み合わせて資料を作成する業務もあるでしょう。これらの要望をすべて叶えるのは至難の業です。そこで、業務で必要なダッシュボードと言われても、自分の業務でどう活用できるのか？など、なかなかイメージしにくいもの。まずは全社員が、社内に蓄積したデータを取得・検索でき、どういったデータが自分の業務に活きるのか？を把握することから始めます。それを可能にする環境こそが、全社のデータ活用に必要と言えるのではないでしょうか。
「軽技Web」は、データの検索・取得にフォーカスし、複数のデータベースから必要なデータを組み合わせて、簡単に取得することが可能です。シンプルな操作性で、システムの専門知識がない現場社員でもすぐに利用できることが特長。データ活用の基本となる環境を構築できます。「軽技Web」によりデータ活用が身近になることで、次に導入すべきツールや、打つべき施策も明確になるはずです。