「BIでデータ活用」は業務効率化につながるのか？
機能・活用シーンを紐解く

企業の2大課題「データ活用」と「業務効率化」

DX（デジタルトランスフォーメーション）が言われるようになり早5年。いまだ、DXでなにをすればよいのか悩む企業も少なくありませんが、その第一歩として「データ活用」をテーマに掲げる企業が増えています。コロナ禍を経て、テレワークなど新たな働き方が浸透したこともあり、「出社して紙で対応」といったアナログ業務からの脱却に迫られ、デジタル化が進んできました。これによりデジタルデータとして情報を蓄積できるようになり、このデータを活用することで、何らかの成果が出るのではと期待する企業も多く、その手段としてBIツールが検討されています。
また、データ活用を進めるために欠かせないのが、業務効率化です。労働人口減少による人手不足のなか、データ活用など新たな取り組みを進めることやリソースを確保するために、既存業務を効率化し、より少ない人数で対応できる仕組みが求められるように。「データ活用のために導入するBIツールで、業務効率化も実現できるのでは？」と考えがちですが、使い方によってその効果が大きく変わるため、注意が必要です。

BIツールとはなにか？どんな機能があるのか？

グラフィカルなダッシュボードのイメージが強いBIツールですが、実際はなにができるのでしょうか？BIツールはデータを抽出・加工・可視化し、効率的なデータ分析をサポートするものです。
このうち「データの可視化」に該当するのがダッシュボードであり、複数のデータソースからデータを抽出・加工し、関連する情報をまとめて表示します。棒グラフ・円グラフをはじめ多様な表現形式に対応し、必要な指標・データを1画面でまとめて確認できるように。また、「OLAP（Online Analytical Processing）分析」を実現する機能を搭載しており、ダッシュボードに表示したデータに対し、「ドリルダウン」「スライシング」などの手法を用いて異なる観点からデータを深掘りすることも可能です。これらの機能において、すべて最新のデータをリアルタイムに反映できる点も特長と言えるでしょう。

「BIツールでデータ活用」すると、どんな効果を得られるのか？

BIツールで必要なデータをリアルタイムに可視化・分析することは、データ活用のあり方の１つです。もちろん可視化・分析はゴールではなく、「スムーズに状況を把握し、迅速に意思決定すること」が主な目的。ダッシュボードや各種分析機能により、「今、なにが起きているのか」「問題の原因はどこにあるのか」をよりスピーディに把握し、意思決定のスピードを早めることが目的で、経営層などでの導入がメインとなります。
では、データ活用と並んで大きなテーマとなっている「業務効率化」はどうでしょうか？業務効率化の対象はあくまで現場の業務部門です。実は「ダッシュボードを作成し、データを分析できるようになること」自体が、現場の業務効率化に直結するわけではありません。むしろ、データを分析するという新たな業務が増える、とも言えます。
ただし、データ活用はまったく業務効率化につながらない、ということでもありません。例えば、現場業務における意思決定を迅速化することで、無駄をなくすことができるほか、「手作業だった報告書作成を自動化し、作業自体をなくす」「特定の数字をモニタリングし、異常時に通知することで、担当者が数字を確認する負担を減らす」など、結果的に業務効率化につながるケースも多くあります。

軽技Webで実現する「データ活用で業務効率化」

一般的なBIツールは、経営層における意思決定の迅速化を目的とした製品が多いものの、うまく活用することで、現場でのデータ活用、そして業務効率化につなげることも可能です。なかでも、現場業務でのデータ活用にフィットするのが「軽技Web」。多くのBIツールが、事前に整えたデータに対して可視化・分析をおこなうのに対し、軽技Webはこういったデータ整備が不要で、複数のデータベースからデータを検索・抽出し、現場でのニーズにあわせて柔軟にデータを活用できることが特長です。実際どのようにデータ活用できるのか、具体的なシーンを紹介しましょう。

ほかにも幅広いシーンでの業務効率化に活用できる軽技Webですが、そこでお勧めしたい機能が「シナリオクリエイター」（オプション）です。これは、データを検索する、結果をフォルダへ格納する、メールで送信するなどのタスクを組み合わせて「シナリオ」として登録することで、一連のタスクを自動実行できる機能。レポートの作成から関係者への展開までを簡単に自動化できるなど、効率化にも大きく貢献します。
BIツールはデータ活用を進めるにあたって有効なツールであることは間違いありません。ですが、データ活用で業務効率化を目指すなら、どの機能をどう使うかをしっかりイメージした上で導入することが重要です。一方、「実際に使わなければ、イメージできない」という事情もあるはず。そういったケースでは、現場業務の様々なシーンに柔軟に対応できる軽技Webは有力な選択肢と言えるのではないでしょうか。