Boxでもっと業務効率化！
軽技Webと組み合わせて使う3つの活用術

まず挙げられるのが、報告業務の自動化です。毎月の実績報告などをExcelのレポートにまとめて提出する業務は、ほぼすべての企業でおこなわれていると言っても過言ではないでしょう。その手順としては、「決まったデータをシステムから取得する」「フォーマットにあわせてデータを追記し、ファイルを作成する」「完成したファイルを関係者にメールする」といった流れが一般的です。

Boxと軽技Webを連携すれば、これらの作業をすべて自動化できます。軽技Webを使うと、必要なデータをデータベースから取得、事前に登録したテンプレートにマージし、Excelの定型レポートが自動で出力されるため、月次報告などで必要なレポートが手作業なしで完成します。さらに、Box連携により、完成したファイルをBoxの指定フォルダに自動で出力。関係者がアクセス権限を持つフォルダに出力すれば、「毎月決まったタイミングにレポートが自動でBoxに出力される」ようになります。Excelでの作業やメール送付が一切不要になり、業務を大きく効率化できます。

取引先への報告も同様です。Boxはきめ細かなアクセス制御により、社外ともセキュアかつ効率的にやり取りできることが特長。フォルダ単位で取引先と共有することで、メールに頼らないスムーズなやり取りが可能になります。

例えば、取引先に1ヵ月間の発注実績などを報告する場合には、軽技Webから直接Boxの該当フォルダにレポートを自動出力すればよく、メールでのやり取りがなくなります。添付ファイルを暗号化し、あとからパスワードを送付する「PPAP」のような運用も不要になり、セキュリティ強化に。また、「他社の実績報告を間違えて送ってしまった」といった誤送信リスクもなくなります。

Boxでもう1つ注目したい機能が資料の同時編集です。企画資料やキックオフ資料などのパワーポイントを複数人で作成することは珍しくありませんが、パートごとに分担し、各自のPCで作成したファイルをメールで送付、別の人が編集して再度メールで送付し……と繰り返すのでは非効率です。Box上に保管したファイルをそれぞれが直接編集すれば、こういったやり取りが不要になり効率的。バージョン管理もできるため、「編集した内容が上書きされてしまった」「前のバージョンに戻ってしまった」といったトラブルもありません。

ここでポイントになるのが、資料に盛り込むデータをどう取得するか、です。根拠となるデータなどをExcelで集計し、資料に掲載することはよくあること。軽技Webを使えば、資料を作成するなかで必要になったデータをすぐに検索・取得できます。出力先としてBoxで作業しているフォルダを指定するだけで、簡単にデータが揃います。データが必要になるたびに個別に取得したり、システム部に依頼したりといったことがなくなり、より効率的に作業を進められます。