現場主導では限界も！
失敗しないRPAプロジェクトの進め⽅
RPA導⼊は情報システム部⾨を交えてプロジェクト推進を
業務⾃動化を進めるツールとして注⽬を集めるRPA。「だれでも簡単に⾃動化できる」と謳う製品が多いこともあり、現場部⾨主導で導⼊するケースも多いようです。現場業務の担当者⾃⾝で⾃動化をするケースはもちろんですが、意外と多いのが、営業企画など現場業務を⽀援する⽴場から、業務効率化のためにRPA導⼊を進める、というケースです。ただ、RPAは思った以上に難しいモノ。場合によっては、⼊⼒先を変える条件分岐や、エラー時のリトライなど、システムの観点から検討しなければならないことも少なくありません。現場業務⽀援を担う担当者が、こういったシステム観点からRPA化の業務要件をヒアリングするのは困難です。システムに関する知識スキルを持つ、情報システム部⾨も導⼊に参画するのが妥当でしょう。⼀般的には「RPAだから現場で簡単に」と⾔われますが、RPAで全社的な業務効率化を⽬指すのであれば、きちんとプロジェクト化した上で検討を進めることが⼤切です。
ウォーターフォールでもアジャイルでも、うまくいかない?!
RPA導⼊をプロジェクト化するとして、どのように開発を進めればよいのでしょうか？実は、従来のシステム開発で多く⽤いられてきた「ウォーターフォール型」の開発では、RPAプロジェクトはうまくいかないと⾔われています。ウォーターフォール型は、最初にすべての要件を明確にする要件定義を実施し、それに沿って外部設計、詳細設計、開発、テスト……と順を追って進める開発⼿法です。⼀度確定した要件は変更しないことを前提とし、⼤規模なシステム開発などで多く採⽤されています。ですが、現場業務をタイムリーに⾃動化することが求められるRPAでは、開発を進めている間に、「要件が変わる」「要件⾃体がなくなる」「優先順位が変わる」といったことも多く、こういった状況にウォーターフォール型では対応しきれません。完成したころには、状況が変わり、もはや使いものにならないロボットたちばかり、というプロジェクトも少なくなく、成功は困難を極めます。
⼀⽅、状況や要件の変化にも対応しやすいとされているのが「アジャイル型」の開発です。とにかくターゲット業務を⾃動化し、できたロボットを動かしながら修正を加えていくスタイルのため、RPAにあった⼿法に思えますが、実はそうとも限りません。完成イメージをすり合わせるために、数多くのシナリオの開発修正が同時並⾏で進⾏することから、管理が煩雑になるだけでなく、全体の開発ボリュームが⾒えないままスタートしなければならないことも。納期もあいまいになりやすく、いつになったら完成するのかの⽬途が⽴たず、費⽤も⾒えない……というのでは、やはり問題です。
⾃動化したい業務を区分し、開発⼿法やツールを使い分け
RPA導⼊を成功させるには、まず⾃動化したい業務を分類し、それぞれ適した開発⼿法やツールを使い分けることが重要です。その業務を⾏う社員数が多いのか少ないのか、全社的な業務か部署単位なのか個⼈なのか、変化があるのかないのか、など特性によって分類しましょう。その上で、「多くの社員が、同じ作業を繰り返している」といった“最⼤公約数”となる業務からRPA化を進めましょう。
またなかには、失敗しやすいと⾔われるウォーターフォール開発が適している業務もあります。例えば、EDIで受け取ったデータの基幹システムへの⼊⼒など、フォーマットが確定しており、作業内容に変更がないタイプの要件については、ウォーターフォールで⼀気に開発するのも有効です。
⼀⽅、担当者個⼈に依存する作業は、アジャイル開発で進める⽅法もアリです。ただし、作りながら要件を確認するのではなく、事前にある程度要件を確定させた上で、開発を進めることをお勧めします。
さらに、⾮定型のレポート作成業務のように、多様なニーズが関係し、短期間で要件がどんどん変わるものは、ウォーターフォールでは無理があり、アジャイルでも満⾜いく状態にはなりません。こういった業務はRPAではなく、ユーザ⾃⾝がしっかり使いこなせるEUCツールを選ぶのもひとつの⼿です。
EUCツールにも様々な製品がありますが、なかでもレポート作成作業の⾃動化にお勧めなのが「軽技Web」です。データ抽出検索に強く、担当者⾃⾝で必要なデータを簡単に取り出せることがポイントです。「決まったレポートを、決まった時間に出⼒する」といった⾃動化まで簡単に設定できます。さらに、⼀歩進んだ⾃動化を実現する「シナリオクリエイター」機能も搭載。あらかじめ⽤意されたタスクを並べるだけで、処理を⾃動化できます。
プロジェクトの⽬的はRPAの導⼊ではなく、業務を⾃動化し、効率化することです。「RPAツール」にとらわれるのではなく、様々なツールを視野に⼊れることで、得られる効果も最⼤化できるのではないでしょうか。
